Existem cinco situações que, quando não abertamente discutidas, tendem a levar qualquer iniciativa ao fracasso. São questões cruciais, portanto. Elas são abordadas nos livros "Crucial Confrontations" (ed. McGraw-Hill) e Conversas Decisivas (ed. Campus). Um dos seus autores é Joseph Grenny, que também é fundador da Vital Smarts, empresa de desenvolvimento organizacional que, em parceria com a The Concours Group, realizou o estudo "Silence Fails: The Five Crucial Conversations for Flawless Execution". O objetivo era investigar o porquê da derrocada de muitos projetos e, para isso, mais de 2 mil iniciativas de US$ 10 mil a US$ 1 bilhão foram analisadas.
O relatório da pesquisa salienta que as tecnologias e os sistemas de gestão de projetos evoluíram bastante nas últimas décadas. No entanto, pelo menos dois terços deles não atingem os resultados esperados. Essa proporção poderia ser melhorada, se nos dedicássemos mais às interações que, conforme lemos em Conversas Decisivas, ocorrem entre duas ou mais pessoas em circunstâncias nas quais os riscos são altos, as opiniões diferem e as emoções atuam fortemente.
Embora mereçam livros, palestras e pesquisas, as conversas cruciais fazem parte do dia a dia de qualquer um de nós, mas têm alto impacto sobre nossas vidas. O problema com tais trocas? “Infelizmente, é da natureza humana escapar de discussões que possam nos machucar ou piorar a situação. Somos mestres em evitar essas conversas difíceis”, dizem os autores. Quem nunca enviou um e-mail para esquivar-se do olho no olho?
As cinco barreiras
As cinco conversas cruciais para o sucesso de uma iniciativa são reflexo de cinco obstáculos:
1. Planejamento sem fundamentação em fatos - O problema é enfrentado por 85% dos líderes de projetos, segundo o estudo Silence Fails, que entrevistou mais de 1.000 pessoas de 40 empresas de diversos setores nos Estados Unidos. Os parâmetros dos projetos, como prazos e orçamentos, frequentemente não são definidos pelos próprios líderes da iniciativa, e sim por outros executivos. Com o tempo, as pessoas começam a fraudar o orçamento e, se o líder não tiver uma conversa franca com a equipe e passar a se comprometer com estimativas que sabe ser irreais, a probabilidade de fracasso é alta. Mais de 90% dos líderes de projetos consideraram essa questão difícil ou impossível de ser abordada.
2. Patrocinador ausente - Esse é o problema de 65% dos líderes de projetos: falta de apoio real em instância superior. A equipe, então, expõe-se muito e não tem poder para implantar a iniciativa. Não raro, patrocinadores (sponsors) que deveriam entrar em batalhas políticas deixam os líderes se defendendo sozinhos. Dentre os participantes da pesquisa, 88% dizem que conversas cruciais a esse respeito são difíceis, quando não impossíveis.
3. Prioridades ignoradas - A alta administração ou poderosos stakeholders podem ignorar processos formais de decisão, planejamento e definição de prioridades, como acontece a 83% dos líderes de projetos entrevistados. Afinal, não querem considerações práticas acerca do que têm em mente. São, então, aprovados projetos para os quais não há recursos e a equipe não entrega o resultado almejado. Sua motivação é negativamente afetada. Mais de dois terços dos entrevistados consideram uma discussão em torno desse tema difícil ou impossível.
4. Covardia - Ocorre quando líderes de projetos ou membros de equipe deixam de comunicar riscos detectados, como escassez de material e necessidade de prazo maior para entrega dos resultados. Mais da metade dos líderes revelaram que enfrentam esse problema regularmente. Quando alguém se omite e espera que outro se manifeste antes, para ser culpado pelo problema, está sendo covarde. Quando os líderes agem assim, o status e a revisão do projeto se tornam brincadeira. Todos, nervosos e calados, veem o projeto naufragar. Uma conversa crucial dessa natureza é difícil ou impossível para 13% dos líderes de projetos entrevistados.
5. Erros na equipe - Dentre os líderes de projeto pesquisados, 80% enfrentam essa barreira. Eles geralmente têm mais responsabilidade do que autoridade, pois tentam liderar grupos multifuncionais com pouca ligação hierárquica direta.
Resultado: membros da equipe não comparecem às reuniões, não seguem a programação ou carecem de competência para atingir objetivos ambiciosos. Eles não podem ou não querem participar e apoiar o projeto. Sem autoridade, os líderes deixam de tratar o problema. Conversar sobre isso é difícil ou impossível para 76% deles.
O silêncio fracassa, como o título da pesquisa indica. Às vezes, contudo, precisamos de estatísticas para nos apontar o que, no fundo, constatamos o tempo todo e está na epígrafe do primeiro capítulo de Conversas Decisivas: “O vazio gerado pela falta de comunicação é logo preenchido por veneno, bobagem e distorção” –são palavras do escritor britânico Cyril Northcote Parkinson.
Referências bibliográficas
GRENNY, J. et al. Crucial Conversations: tools for talking when stakes are high. Nova York: McGraw-Hill, 2002.
VITAL SMARTS e THE CONCOURS GROUP. Silence Fails: The Five Crucial Conversations for Flawless Execution. Provo: 2006.
GRENNY, J. et al. Crucial Conversations: tools for talking when stakes are high. Nova York: McGraw-Hill, 2002.
VITAL SMARTS e THE CONCOURS GROUP. Silence Fails: The Five Crucial Conversations for Flawless Execution. Provo: 2006.
Por Alexandra Delfino de Sousa, administradora de empresas e diretora da Palavra-Mestra
Fonte: HSM Online 13/09/2010
